如何撰寫完美的外展電子郵件？
Posted: Wed Dec 04, 2024 10:51 am
作為數位行銷人員，典型的情況是您每週發送和接收大量電子郵件。事實上，到 2021 年，預計每天將發送和接收 3,200 億封電子郵件。
但買家會連結回您的網站嗎？您確定您的電子郵件沒有混亂且寫得不好嗎？
製作完美的外展電子郵件是一項挑戰。當您v不知道如何編寫完美的主題行、電子郵件是否顯得過於誇張以及如何編寫正確的字數時，尤其會發生這種情況。
在這篇文章中，您將發現有關它的一切。 外展電子郵件，它如何影響您的業務，它與您的成長有何關係，以及 如何撰寫電子郵件。
那麼就讓我們開始吧。
外展電子郵件到底是什麼？
一張木桌，配有筆記型電腦、咖啡杯、記事本和筆，旁邊還有一支智慧型手機。自然光從窗戶照射進來。
電子郵件外展是指透過電子郵件與其他人聯繫的過程。在內容行銷中，外展電子郵件的目的是徵求反向連結、推廣內容或嘗試與有影響力的人合作或合作。
以下是一些外展電子郵件的主要發現：
只有 8.5% 的外展電子郵件收到回覆
個人化主題行可將回覆率提高 30.5%
不同人員和計劃的電子郵件線程將回應率提高了 160%
帶有連結、摘要和來賓貼文的外展訊息具有很高的回覆率
Instagram 成長了 23.4%，LinkedIn 成長了 11.5%，Twitter 成長了 8.2%。
為什麼電子郵件存取很重要？
您可以使用電子郵件支援來獲取新客戶或客戶，並建立可以從嘗試您的產品或使用您的服務中受益的關係。
顯示 Gmail 登入頁面並顯示「正在載入 Gmail！」的筆記型電腦訊息，設定在有紋理的表面上。
發送人們希望收到的外展電子郵件可以對您的業務產生重大影響，包括：
與您所在行業的其他人建立關係，從而獲得採訪、合作夥伴關係、客座部落格機會等
這會導致媒體報道，尤其是當有針對性的電子郵件發送給記者時。
建立一個資料庫來推廣您的產品或服務
鼓勵人們點擊類似的促銷活動，這可以開闢新的機會並創造未來的買家
如果您是部落客、自由工作者、電子商務、企業或新創公司，外展可以促進您的成長。它將幫助您建立網站、創建品牌形象並贏得客戶。它還可以幫助您降低實施、測試、設計和發送印刷版新聞通訊的成本。
撰寫完美外展電子郵件的最佳實踐
請記住，在撰寫外展電子郵件時沒有正確或公式。但是，在撰寫最有效的外展電子郵件時，您可以調整某些注意事項和最佳實踐。
一個人在咖啡館裡使用筆記型電腦和智慧型手機，附近喝著飲料。螢幕上顯示一個訊息應用程式。
讓我們看看下面的提示吧！
細分您的受眾
了解目標受眾的語言、行業和特徵非常重要。大多數專業人士，例如記者，每天都會收到大量電子郵件。因此，保持外展電子郵件簡短是一個優勢。此外，了解這種方法是另一個優勢，無論它是有點隨意還是太正式。
在開始撰寫外展電子郵件的內容之前，請確保您了解收件人。雖然您不需要親自了解他們，但至少做一些研究，找出您應該使用最適合他們的語氣和風格。您還可以找到一些個人詳細信息，以表明該消息是專門針對他們的。
您可以將買家分為兩類：不太忙和非常忙碌。不那麼忙碌的人會欣賞這種直率和簡潔。當未開啟的電子郵件堆積如山且截止日期臨近時，他們會更快地切入主題。
決策專業人士和記者都是非常忙碌的人。他們的時間很寶貴，每天都會收到數百封電子郵件。因此，請確保您可以為他們提供有用的東西。
對時機敏感
在正確的時間以簡單且資訊豐富的方式向您的受眾提供有價值的內容。例如，您可以編寫一封電子郵件在黑色星期五期間發送，此時企業預計會受到更多關注。
請注意，週三被認為是發送外展電子郵件的最佳日期。另一方面，星期六是最糟糕的一天。
同時，Yesware 的一項研究表明，每個工作日的反應都是相同的。研究還表明，週末電子郵件的開啟率比工作日電子郵件多約 10%。這是因為週末發送的行銷電子郵件減少了 80%。
長條圖顯示了一週內回覆率的百分比，週一和週二達到峰值，周中回覆率較低。
根據上述研究，發送外展電子郵件的最佳時間是下午 1:46,000（11 則回覆）和上午 45,000 點（11 則回覆）。
線形圖顯示了根據回覆率發送電子郵件的最佳時間，高峰期在下午 1 點左右。
如果您在早上和晚上沒有收到電子郵件回复，您可以在午餐後和晚上晚些時候嘗試。
讓它個性化！
與買家建立聯繫，尤其是第一眼看到的時候。嘗試為水滴命名。
對外展電子郵件來說，個人化就是一切。首先，請確保您有個人化的主題行和問候語。如果您知道收件人的姓名，請不要錯過利用它來為自己謀利的機會。
自動電子郵件通常會很快被刪除。畢竟，沒有人會對閱讀一封感覺像是在幾分鐘內發送給數百人的電子郵件非常感興趣。
介紹 Daniel、討論 Shopify 用戶的行銷服務並提出通話建議的電子郵件範本。
請注意，電子郵件個人化也可以在不指定收件者姓名的情況下進行。思考買家關心什麼以及他們做什麼會有所幫助。許多行銷人員談論他們的潛在客戶的最新部落格文章或新愛好。
寫一個吸引人的主題行
如果您想讓潛在客戶打開您的電子郵件，請考慮一個吸引人的主題行。確保用一個簡短的短語或句子提及電子郵件的主要想法。
製作吸引人的主題行的一些技巧 包括：
切入正題
營造緊迫感
引起好奇心
例如，如果您正在撰寫一封尋求影響力的外展電子郵件，一些有效的主題行是：
合作邀請： “Annie，你是我認識的唯一一個能優雅地穿出動物紋細高跟緊身牛仔褲的時尚部落客。”
要求贈品促銷： “嘿 Zeke，你的 400 名粉絲很想免費獲得這些新產品。”
尋求建議： 「嗨，Ace，我想獲得有關最新數位行銷趨勢的建議。
空標題
放鬆你的眼睛
友善、平易近人且易於理解。請記住，如果電子郵件充斥著太多資訊和數據，將不會給人留下好印象。最好的方法就是盡快切入主題。如果你能把它壓縮成3-4句話，你會得到更好的結果。
例如，建議保持主題行簡短。完美的電子郵件主旨行長度為七個單字，大約 41 個字元。
改善連接
大多數時候，外展電子郵件都會以一些有趣的內容開始。即建立必要的連線。例如，您可以提及部落客如何幫助您制定行銷策略，以及如何幫助您更了解您的手藝。換句話說，外展電子郵件不應該只與您有關。
改善聯繫的另一種方法是說潛在客戶的語言。例如，如果您想聯繫來自法國的行銷人員，請用法語撰寫電子郵件。這樣就可以吸引買家的注意。它還表明您已努力使您的信件個性化。
錨定你的創造力
請隨意添加 GIF、圖像等以進行審核。你還可以玩文字遊戲。
一隻手舉著一個標牌，上面寫著“DIET（我吃了那個嗎？）”，上面有條紋邊框，靠在木質表面上。
切勿發送複雜的幫助，因為第一印像很重要。忽視電子郵件的格式是不好的。考慮創造性的表達來創造正面的印象。電子郵件設計會影響收件者的回應。簡化您的電子郵件，但用創意元素轟炸它。
訂閱您想要聯繫的公司或個人的時事通訊，以獲取創意策略。然後回覆您收到的第一封信。回覆時事通訊表示您確實感興趣。
許多數位行銷人員主要向訂閱者提供時事通訊。由於您是發送電子郵件作為回應，因此這提供了一種微妙的區別，感覺更像是一次對話，而不是冷酷的幫助。
建立信譽
不吹噓，表示你已經從事這個行業很久了。嘗試連結到您之前的一些令您感到自豪的部落格。
如果您的電子郵件主題是要求某人或公司向其受眾介紹您的品牌，請務必提供大量的社會證據。如果您正在尋找聯屬關係、產品評論、嘉賓等可以有效地將買家轉變為您的品牌和訊息的承載者，則尤其如此。
例如，如果您想向部落客推薦客座帖子，您可以提及您擁有多少訂閱者並參考您在其他品牌上發布的客座帖子。您可以透過說明您在進行的案例研究中實現的成長百分比（如果有）來提供額外的可信度。
避免補充劑
當您使用附件時，電子郵件很有可能會被標記為垃圾郵件。
當收件者收到帶有附件的電子郵件時，他們會認為這些電子郵件不可信。相反，您可以添加指向內容和其他重要資訊的連結。
將文件附加到電子郵件只會使您的電子郵件變得可疑並且更難以避開垃圾郵件過濾器。因此，您的電子郵件可能最終會進入垃圾郵件資料夾或被郵件用戶端或 ISP 標記；這可能會損害您的聲譽並損害您未來的電子郵件活動。
相信自己，永遠不要乞求
外展電子郵件旨在加強聯繫。即使您在第一次嘗試中無法發表很多演講，也不要絕望。請記住，絕望不會讓您或您的品牌受益。此外，買家可能會感到負擔並且不會回覆您。
不說 「請」 可以加強你對他們的好處或提供。當你被拒絕時，永遠不要考慮放棄。最好預期並非所有收件者都會回覆您的電子郵件。這並不一定意味著您會停止嘗試與他們聯繫。相反，您可以將其視為挑戰。
如果第一次嘗試不起作用，請嘗試其他方法。
但買家會連結回您的網站嗎？您確定您的電子郵件沒有混亂且寫得不好嗎？
製作完美的外展電子郵件是一項挑戰。當您v不知道如何編寫完美的主題行、電子郵件是否顯得過於誇張以及如何編寫正確的字數時，尤其會發生這種情況。
在這篇文章中，您將發現有關它的一切。 外展電子郵件，它如何影響您的業務，它與您的成長有何關係，以及 如何撰寫電子郵件。
那麼就讓我們開始吧。
外展電子郵件到底是什麼？
一張木桌，配有筆記型電腦、咖啡杯、記事本和筆，旁邊還有一支智慧型手機。自然光從窗戶照射進來。
電子郵件外展是指透過電子郵件與其他人聯繫的過程。在內容行銷中，外展電子郵件的目的是徵求反向連結、推廣內容或嘗試與有影響力的人合作或合作。
以下是一些外展電子郵件的主要發現：
只有 8.5% 的外展電子郵件收到回覆
個人化主題行可將回覆率提高 30.5%
不同人員和計劃的電子郵件線程將回應率提高了 160%
帶有連結、摘要和來賓貼文的外展訊息具有很高的回覆率
Instagram 成長了 23.4%，LinkedIn 成長了 11.5%，Twitter 成長了 8.2%。
為什麼電子郵件存取很重要？
您可以使用電子郵件支援來獲取新客戶或客戶，並建立可以從嘗試您的產品或使用您的服務中受益的關係。
顯示 Gmail 登入頁面並顯示「正在載入 Gmail！」的筆記型電腦訊息，設定在有紋理的表面上。
發送人們希望收到的外展電子郵件可以對您的業務產生重大影響，包括：
與您所在行業的其他人建立關係，從而獲得採訪、合作夥伴關係、客座部落格機會等
這會導致媒體報道，尤其是當有針對性的電子郵件發送給記者時。
建立一個資料庫來推廣您的產品或服務
鼓勵人們點擊類似的促銷活動，這可以開闢新的機會並創造未來的買家
如果您是部落客、自由工作者、電子商務、企業或新創公司，外展可以促進您的成長。它將幫助您建立網站、創建品牌形象並贏得客戶。它還可以幫助您降低實施、測試、設計和發送印刷版新聞通訊的成本。
撰寫完美外展電子郵件的最佳實踐
請記住，在撰寫外展電子郵件時沒有正確或公式。但是，在撰寫最有效的外展電子郵件時，您可以調整某些注意事項和最佳實踐。
一個人在咖啡館裡使用筆記型電腦和智慧型手機，附近喝著飲料。螢幕上顯示一個訊息應用程式。
讓我們看看下面的提示吧！
細分您的受眾
了解目標受眾的語言、行業和特徵非常重要。大多數專業人士，例如記者，每天都會收到大量電子郵件。因此，保持外展電子郵件簡短是一個優勢。此外，了解這種方法是另一個優勢，無論它是有點隨意還是太正式。
在開始撰寫外展電子郵件的內容之前，請確保您了解收件人。雖然您不需要親自了解他們，但至少做一些研究，找出您應該使用最適合他們的語氣和風格。您還可以找到一些個人詳細信息，以表明該消息是專門針對他們的。
您可以將買家分為兩類：不太忙和非常忙碌。不那麼忙碌的人會欣賞這種直率和簡潔。當未開啟的電子郵件堆積如山且截止日期臨近時，他們會更快地切入主題。
決策專業人士和記者都是非常忙碌的人。他們的時間很寶貴，每天都會收到數百封電子郵件。因此，請確保您可以為他們提供有用的東西。
對時機敏感
在正確的時間以簡單且資訊豐富的方式向您的受眾提供有價值的內容。例如，您可以編寫一封電子郵件在黑色星期五期間發送，此時企業預計會受到更多關注。
請注意，週三被認為是發送外展電子郵件的最佳日期。另一方面，星期六是最糟糕的一天。
同時，Yesware 的一項研究表明，每個工作日的反應都是相同的。研究還表明，週末電子郵件的開啟率比工作日電子郵件多約 10%。這是因為週末發送的行銷電子郵件減少了 80%。
長條圖顯示了一週內回覆率的百分比，週一和週二達到峰值，周中回覆率較低。
根據上述研究，發送外展電子郵件的最佳時間是下午 1:46,000（11 則回覆）和上午 45,000 點（11 則回覆）。
線形圖顯示了根據回覆率發送電子郵件的最佳時間，高峰期在下午 1 點左右。
如果您在早上和晚上沒有收到電子郵件回复，您可以在午餐後和晚上晚些時候嘗試。
讓它個性化！
與買家建立聯繫，尤其是第一眼看到的時候。嘗試為水滴命名。
對外展電子郵件來說，個人化就是一切。首先，請確保您有個人化的主題行和問候語。如果您知道收件人的姓名，請不要錯過利用它來為自己謀利的機會。
自動電子郵件通常會很快被刪除。畢竟，沒有人會對閱讀一封感覺像是在幾分鐘內發送給數百人的電子郵件非常感興趣。
介紹 Daniel、討論 Shopify 用戶的行銷服務並提出通話建議的電子郵件範本。
請注意，電子郵件個人化也可以在不指定收件者姓名的情況下進行。思考買家關心什麼以及他們做什麼會有所幫助。許多行銷人員談論他們的潛在客戶的最新部落格文章或新愛好。
寫一個吸引人的主題行
如果您想讓潛在客戶打開您的電子郵件，請考慮一個吸引人的主題行。確保用一個簡短的短語或句子提及電子郵件的主要想法。
製作吸引人的主題行的一些技巧 包括：
切入正題
營造緊迫感
引起好奇心
例如，如果您正在撰寫一封尋求影響力的外展電子郵件，一些有效的主題行是：
合作邀請： “Annie，你是我認識的唯一一個能優雅地穿出動物紋細高跟緊身牛仔褲的時尚部落客。”
要求贈品促銷： “嘿 Zeke，你的 400 名粉絲很想免費獲得這些新產品。”
尋求建議： 「嗨，Ace，我想獲得有關最新數位行銷趨勢的建議。
空標題
放鬆你的眼睛
友善、平易近人且易於理解。請記住，如果電子郵件充斥著太多資訊和數據，將不會給人留下好印象。最好的方法就是盡快切入主題。如果你能把它壓縮成3-4句話，你會得到更好的結果。
例如，建議保持主題行簡短。完美的電子郵件主旨行長度為七個單字，大約 41 個字元。
改善連接
大多數時候，外展電子郵件都會以一些有趣的內容開始。即建立必要的連線。例如，您可以提及部落客如何幫助您制定行銷策略，以及如何幫助您更了解您的手藝。換句話說，外展電子郵件不應該只與您有關。
改善聯繫的另一種方法是說潛在客戶的語言。例如，如果您想聯繫來自法國的行銷人員，請用法語撰寫電子郵件。這樣就可以吸引買家的注意。它還表明您已努力使您的信件個性化。
錨定你的創造力
請隨意添加 GIF、圖像等以進行審核。你還可以玩文字遊戲。
一隻手舉著一個標牌，上面寫著“DIET（我吃了那個嗎？）”，上面有條紋邊框，靠在木質表面上。
切勿發送複雜的幫助，因為第一印像很重要。忽視電子郵件的格式是不好的。考慮創造性的表達來創造正面的印象。電子郵件設計會影響收件者的回應。簡化您的電子郵件，但用創意元素轟炸它。
訂閱您想要聯繫的公司或個人的時事通訊，以獲取創意策略。然後回覆您收到的第一封信。回覆時事通訊表示您確實感興趣。
許多數位行銷人員主要向訂閱者提供時事通訊。由於您是發送電子郵件作為回應，因此這提供了一種微妙的區別，感覺更像是一次對話，而不是冷酷的幫助。
建立信譽
不吹噓，表示你已經從事這個行業很久了。嘗試連結到您之前的一些令您感到自豪的部落格。
如果您的電子郵件主題是要求某人或公司向其受眾介紹您的品牌，請務必提供大量的社會證據。如果您正在尋找聯屬關係、產品評論、嘉賓等可以有效地將買家轉變為您的品牌和訊息的承載者，則尤其如此。
例如，如果您想向部落客推薦客座帖子，您可以提及您擁有多少訂閱者並參考您在其他品牌上發布的客座帖子。您可以透過說明您在進行的案例研究中實現的成長百分比（如果有）來提供額外的可信度。
避免補充劑
當您使用附件時，電子郵件很有可能會被標記為垃圾郵件。
當收件者收到帶有附件的電子郵件時，他們會認為這些電子郵件不可信。相反，您可以添加指向內容和其他重要資訊的連結。
將文件附加到電子郵件只會使您的電子郵件變得可疑並且更難以避開垃圾郵件過濾器。因此，您的電子郵件可能最終會進入垃圾郵件資料夾或被郵件用戶端或 ISP 標記；這可能會損害您的聲譽並損害您未來的電子郵件活動。
相信自己，永遠不要乞求
外展電子郵件旨在加強聯繫。即使您在第一次嘗試中無法發表很多演講，也不要絕望。請記住，絕望不會讓您或您的品牌受益。此外，買家可能會感到負擔並且不會回覆您。
不說 「請」 可以加強你對他們的好處或提供。當你被拒絕時，永遠不要考慮放棄。最好預期並非所有收件者都會回覆您的電子郵件。這並不一定意味著您會停止嘗試與他們聯繫。相反，您可以將其視為挑戰。
如果第一次嘗試不起作用，請嘗試其他方法。