文件管理程序是以數位方式組織公司所有資訊和營運流程的重要工具。這類軟體可協助我們對業務營運的關鍵文件和文件進行分類，然後隨時找到我們需要的資訊。
在本文中，我們將看到幾種雲端中的文件管理解決方案，為公司和自由工作者提供不同層級的功能。除此之外，我們將看到文件管理程式應具備的功能以及一些範例，以便您可以為您的公司選擇最佳的流程軟體。
什麼是文件管理程式？
文件管理軟體的主要目標是組織不同規模公司的資訊。這些文件管理 藥房數據庫 系統可協助您對公司隨時間收集的所有資訊進行分類—從發票和估算，到註釋和操作流程文件。
如今，無論規模大小，這些類型的工具都是任何企業的必需品。隨著時間的推移，您必須儲存的資訊量不斷增加。不，只是因為
文件管理軟體的功能
文件管理程式能夠以結構化方式組織一系列文件和文件。透過這種方式，您可以將一切組織得井井有條，然後恢復您需要的所有資訊。
一些文件管理應用程式更進一步，為您提供更高級的功能，例如資料搜尋或業務可追溯性。
接下來，我們將看到文件管理器的一些最基本的功能：
文件儲存
文件管理應用程式的首要也是最重要的事情是能夠儲存所有類型的文件和資訊。
隨著時間的推移，您的企業將產生許多不同類型的文件：
發票、預算和工作報告
帶有想法和發展的筆記
合約模式
專業知識和操作流程
其中一些文件是作為公司義務的一部分產生的，即開立發票或記錄費用。
在其他情況下，記錄您的流程並遵循業務運營的方法是一種很好的做法。這意味著您將產生大量訊息，必須以安全且結構化的方式儲存這些資訊。
文件存取控制
您公司中產生的所有資訊必須大部分是私人的。允許這種存取控制的文件管理器更加靈活，可以幫助您輕鬆保護業務資訊。
然而，擁有完全私有的資料庫還不夠。最有趣的是使用文件應用程序，它允許您授予某些用戶訪問特定文件的權限。
一個例子是向協作者提供存取權限，以便他們可以趕上特定項目。如果您可以使用文件管理器執行此操作，則可以更輕鬆地了解誰存取了該資訊。
備份
文件管理應用程式的一個非常重要的細節是安全性。不僅要防止未經授權的存取您的數據，還要確保數據得到正確保存。
這就是雲端文檔管理系統的亮點。與直接安裝在電腦上的文件軟體不同，雲端軟體遠端安全地儲存您的所有資訊。此外，每天進行備份以確保資訊的完整性也是很常見的。
正是由於這個原因，雲端中的文件軟體通常比安裝在本地的文件軟體方便得多。
